Erfassung / Übernahme der IST-Situation
• Die relevanten Erfassungsdaten werden vor Ort von officeoptimizer einmalig mit der officeanalyzer-Software erfasst
o Der Teamleiter des Erfassungsteams meldet sich telefonisch oder per Videokonferenz zu einer Abstimmung ca. 2 Wochen vor der eigentlichen Erfassung
Besprechung des erhaltenen Datenmaterials (Pläne und Inventarlisten)
Abstimmung welche Details bei der Erfassung zu berücksichtigen sind
o officeoptimizer stellt:
das notwendige Erfassungspersonal
die benötigte Erfassungstechnik
o Der Auftraggeber stellt:
pro Erfassungspersonal eine weitere (eigene) Person zur Verfügung
pro Erfassungspersonal einen Generalschlüssel oder eine Person mit Schlüsselgewalt zur Verfügung, oder trägt dafür Sorge, dass die zu begehenden Standorte und Räume zugänglich sind
o Die erfassten Systeme werden in die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Etagenpläne eingetragen
• Übernahme der IST-Daten des Auftraggebers, anhand der SOLL-Konzeption aus unserem vorhergehenden Projekt durch officeoptimizer. Anschließend werden die Daten auf Plausibilität und Aktualität vom Auftraggeber geprüft und ggf. manuell geändert, bzw. ergänzt. Das aktuell ausgegebene Seiten-Volumen pro System wird vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
• Übernahme der IST-Daten des Auftraggebers, anhand einer von officeoptimizer zur Verfügung gestellten Excel-Tabelle. Anschließend werden die Daten auf Plausibilität und Aktualität geprüft und ggf. ergänzt. Das aktuell ausgegebene Seiten-Volumen pro System wird vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
• Nachfolgend aufgeführte Punkte sind mindestens Bestandteil der Erfassung / Daten :
o Eindeutige, fortlaufende Nummer der IST-Systeme
o Systemart (SW oder Farbe / A3- oder A4-Gerät)
o Systemstandort (Gebäude / Etage / Raum / Abteilung / Ansprechpartner)
o Systemhersteller (Typ / Seriennummer)
o Erfassungsdatum der Zählerstände / Volumenangaben falls kein Zähler vorhanden
o Anschlussart / USB oder Netzwerk (TCP/IP)
o Funktion der Systeme (Kopieren / Drucken / Faxen / Scannen)
o Ausstattung der Systeme (Papierkassetten / Papierkapazität / Duplex / Originaleinzug / Sortieren / Heften / Lochen)
o werden besondere Drucke erstellt?
o Insgesamt werden bis zu 50 Details pro System bei der Vororterfassung aufgenommen und ausgewertet.
Sollte bei der Erfassung die Anzahl der angegebenen Systeme um mehr als 10% überschritten werden, oder Räume wiederholt aufgesucht werden müssen, da sie nicht zugänglich waren, oder die Mitarbeiter nicht anwesend waren, um die benötigten Informationen erfragen zu können, wird der entstandene Mehraufwand zusätzlich in Rechnung gestellt.
Der entstandene Mehraufwand, wird nach tatsächlichem Aufwand zu 500,00 EUR pro angefangenen Erfassungstag, zuzüglich der entstandenen Reisekosten, berechnet.
Verzögerungen die durch wiederholt aufzusuchende Räume entstehen, werden von officeoptimizer und dessen Erfassungspersonal dokumentiert und in Form eines Protokolls zur Verfügung gestellt.
- Auswertung der IST-Situation / Handlungsempfehlung
• Auswertung der kaufmännischen Informationen
o Erfassung und Evaluierung der betriebswirtschaftlichen Daten Ihrer Systeme, wie Anschaffungs-, Verbrauchs- und Servicekosten, etc. (Netto-Kosten)
o Durchsicht und Auswertung der bestehenden vertraglichen Situation
o Ermittlung des durchschnittlichen Seitenvolumens pro Monat
o Auswertung und Zusammenstellung der erfassten Daten (tabellarisch + Diagramme)
o Ziel: Feststellung Ihrer monatlichen IST-Kosten und
Ihres monatlich produzierten Volumens für Ihren Papier-Output
- Erstellung Ihrer IST-Etagenpläne
• Übernahme der bestehenden Grundrisspläne und konvertieren für den officeanalyzer (durchgeführt von officeoptimizer)
• Derzeitige Standorte oder Positionierung Ihrer Kopier-, Druck- und Faxsysteme. Diese sind mit den erfassten Daten der Systeme in der Datenbank verknüpft (durchgeführt von officeoptimizer)
• Angaben zum System (werden zusätzlich in den Etagenplänen vermerkt!)
o Laufende Nummer
o Monatliches Volumen des Systems (SW / Farbe)
• Übernahme der bestehenden Grundrisspläne und konvertieren für den officeanalyzer (durchgeführt von officeoptimizer)
• Einweisung der zuständigen Mitarbeiter in die officeanalyzer-Software mit praktischem Anlegen der Systeme in den Etagenpläne (durchgeführt von officeoptimizer, per Remote-Sitzung)
• Derzeitige Positionierung Ihrer Kopier-, Druck- und Multifunktionale-Systeme (durchgeführt durch Mitarbeiter des Auftraggebers)
• Angaben zum System (werden zusätzlich in den Etagenplänen vermerkt!)
o Laufende Nummer
o Monatliches Volumen des Systems (SW / Farbe)
- Darstellung der IST-Situation / Statusbericht inkl. Erfolgsprognose / Handlungsempfehlung
• Darstellung Ihrer betriebswirtschaftlichen IST-Kosten-Situation (Netto-Kosten)
• Darstellung Ihrer bisherigen Hardware-Situation anhand der erstellten IST-Etagenpläne
• Statusbericht inklusive einer ersten Erfolgsprognose für Ihr Haus
• Bestätigung der IST-Kosten-Situation (NUR bei erfolgsorientierter Beauftragung)
• Erstellung einer Handlungsempfehlung
o Darstellung der IST-Situation in einem separaten Dokument
o Empfehlung für eine mögliche Optimierung
o Einsparungspotenzial
Sollten die gelieferten Daten nicht ausreichend sein, übernimmt officeoptimizer gerne die Beschaffung der benötigten Daten.
